会議を効率化するためのポイント

日本では会議をするには大人数で行い、その時間が「長ければ長いほどいい結果が導き出される」という謎の美徳が長年会議室の空気を支配していました。しかし、インターネットの登場により新しい世界の枠組みが生まれ「長ければ長いほどいい会議伝説」は完全に過去のものになりつつあります。ところが改善と称して会議を長引かせようとする上司は数えきれないほどいます。頭ではわかっていても気持ちが時代の潮流についてきていないのです。では会議を効率化して最大限の結果を得る方法を紹介します。

会議の時間を短くする

日本へ仕事に来る外国人の多くが日本の会議は「永遠という名の時間牢獄のようだ」と愚痴をもらしているのを聞いたことはありませんか。海外での会議というのは、方向性の確認であり、チーム間の摩擦をできるだけ減らすものという認識だそうです。ところが日本の場合、会議の平均時間は「4時間」と不毛としかいいようのない時間をすごしている場合が少なくありません。あるブログによると会議を短くしようとしても「議題がずれる」結局会議は伸びるとありました。この問題は、議題の案件だけに注目していればいいのに、その場その場でいきあたりばったりの議題も一緒に議論してしますからです。その原因の多くは話の途中で上層部の疑問に答えようとすることから始まります。会議を短くするにはまず意思決定をする上層部が発表者の話を聞いたうえで判断を下せば多くの無駄な時間は削られます。

ITを活用する

会議といえば一つの部屋にこもってするイメージがありますが、現代は離れていても手元のパソコンで会議と同じ臨場感で意思疎通が可能です。ITを活用すれば会議室に集まったり、会議の用意すしたりといった物理的な時間を減らすことで簡単に効率化につながります。例えば代表的なWEB会議ソフトにスカイプがあります。スカイプの他にもgoogleが提供しているハングアウトを使えば同時にどんな議題を話しているのか会議室に行かなくても情報共有は可能です。このようにITを使い距離的な問題を解決することも仕事の効率化につながります。

貸し会議室を利用する

会議の時間が長くなってしまう最大の理由は自社会議室での会議です。緊張感や時間の制約がほとんどないことから、本来の議題から離れてしまい、会議というより雑談になってしまうケースも少なくありません。こういったことを避けるには、貸し会議室を最大限に利用してみてはいかがでしょうか。貸し会議室は使用できる時間や設備も決められています。そのため、参加者の時間の意識が高くなり、議題以外の方向にずれないようになります。
弊社も貸し会議室を利用し必要な時に時間を決めて意思疎通を行っています。弊社は相鉄本線で横浜駅より1つ目の平沼橋駅の近くにオフィスがあるのですが、オフィスに戻らず横浜駅で会議を行うことが多くあります。横浜駅は首都圏にも近い場所ですし、外部のゲストが参加する際も適しておりおすすめのエリアです。

以上、会議を効率化するためのポイントを紹介してきました。一度に効率化を図るのではなく、できるところから進め、目標とする会議のビジョンに1歩づつ進んでみましょう。