効率化の為の考え方

仕事の効率化のための考え方についてマジメに考えたことのある方もいるかもしれませんが、仕事の効率を良くしたいのならまず最初に何が効率を悪くしているかを理解することです。
それが分かればあとはそこを改善していくだけですから、まず始めに何が効率を悪くしているかを突き止めることからスタートしてみましょう。

時間の、ムダを省く

効率が悪い、と一概に言ってもどのようなことを指すのか分からないかもしれません。
代表的なところだと、本来5分程度で終わるはずのことが10分以上かかってしまったりするケースです。
これは時間のムダですし、間違いなく効率を悪くしている原因と言えるでしょう。

問題はなぜ5分で終わるはずのことが10分も時間がかかっているのかということです。
業務に携わっている人間のスキルによるものなのか、モチベーションによるものなのか、システムが悪いのかなど細かく分析していることが大切です。

パソコンソフトの使い方が分からず、それを調べるために時間を使ってしまったり、いつもの場所にあるはずのものがなくて探すのに手間取った、というようなことも効率を悪くしている原因です。
効率を良くしたいのならこうした部分を徹底的に洗い出して改善していくことが大切なのです。

ほんの少しの工夫で何とかなる

作業効率をアップさせたい、効率をもっと良くしたいと思っても具体的にどのようにして行動に移せば良いのか分からないという方は少なくありません。
しかし、それほど難しいことではありませんし、ほんの少し工夫することでムダな時間を減らすことは十分可能です。

話し方に工夫することでも効率化を図ることができます。
「今日の作業内容をタスクに落とし込んでリスト作成しておいて」と伝えるのと、「今日やることまとめて書きだしておいて」と言うのではどちらが分かりやすいでしょう。

これは誰が聞いても明らかに後者ですよね。
気心の知れた者同士、もしくは意識の高い方なら瞬時に理解するのかもしれませんが、そうでない人に難しい言葉を使って伝えてもなかなか伝わりません。

聞き返されたり、伝えたことができていないという結果になり兼ねませんから、相手に伝わりやすい言葉をチョイスすることは大切です。
また、仕事をやる順番でもモチベーションが変わりますし、結果的に作業効率にまで影響を与えることがあります。

作業効率をアップさせるというのはそれほど難しく考える必要はありませんし、ムダな時間を失くすためにはどうすればいいのか、ということを考えればおのずと答えは出てくるはずです。
効率を良くさせるためには物事の優先順位を決めておくことも必要です。
がむしゃらにこなして訳が分からなくなるよりも手順を踏んで1つずつこなした方が効率的です。
普段当たり前のようにやっていることを今一度見直してみてはいかがでしょうか。